Dieses Handbuch richtet sich an alle Personen der Beispielwerk GmbH, die im Wiki lesen, Informationen bereitstellen, Bewertungen mittragen oder Seiten bearbeiten. Es beschreibt die gemeinsame Arbeitsweise aus Anwendersicht.

Das Wiki ist der nachvollziehbare Arbeitsstand des NIS2- und ISMS-Projekts. Es verbindet Anforderungen, tatsächliche Gegebenheiten, vereinbarte Schritte und Nachweise. Eine Eintragung im Wiki ersetzt jedoch nicht die betriebliche Umsetzung. Maßgeblich ist, ob eine Regelung beschlossen, angewendet und angemessen belegt wurde.

Nach der Anmeldung führt der Bereich NIS2-Betreuung zu allen wesentlichen Arbeitsseiten. Die linke Navigation bleibt auf jeder Seite sichtbar.

Für die tägliche Mitarbeit sind besonders wichtig:

• Maßnahmenkatalog für Anforderungen und Bearbeitung,
• Umsetzungsstatus für die Gesamtübersicht,
• Nachweise für Dokumente und Referenzen,
• Kundendokumentation für Unternehmensdaten, Prüfungen und Entscheidungen,
• Berichte für Managementinformation und Freigaben.

Nutzen Sie für den Einstieg die Navigation und die Links innerhalb der Seiten. Die Suche eignet sich, wenn ein Begriff, eine Maßnahme, ein Dienstleister oder eine Dokument-ID bereits bekannt ist.

Berechtigungen werden nach Aufgabe vergeben. Zugangsdaten sind personenbezogen und dürfen nicht weitergegeben werden. Bei Rollenwechsel, Austritt oder nicht mehr benötigtem Zugriff ist die Administration unverzüglich zu informieren.

Jede Maßnahmenseite enthält zuerst die Referenzanforderung und eine allgemeine Erläuterung. Diese Texte bilden die gemeinsame Ausgangsbasis. Die tatsächliche Situation der Beispielorganisation wird im Abschnitt Kundenspezifische Bearbeitung festgehalten.

Die Bearbeitung folgt immer derselben Reihenfolge:

1. Anwendbarkeit klären: Ist die Maßnahme für die betrachteten Tätigkeiten, Systeme, Anlagen oder Dienstleister relevant? Eine Nichtanwendbarkeit muss begründet werden.
2. Erwartung festlegen: Welcher konkrete Zustand soll bei der Beispielorganisation erreicht sein?
3. Aktuellen Stand erheben: Was ist tatsächlich vorhanden, angewendet und bekannt?
4. Offene Schritte bestimmen: Was fehlt, wer übernimmt es und bis wann?
5. Nachweise zuordnen: Wodurch lässt sich die Aussage später zuverlässig prüfen?
6. Status aktualisieren: Welcher Bearbeitungsstand ist heute nachweisbar?

Beschreiben Sie Tatsachen möglichst konkret. Statt ist geregelt ist beispielsweise festzuhalten, welches Verfahren gilt, wer verantwortlich ist, wann es zuletzt angewendet wurde und wo der Nachweis liegt. Ungeklärte Annahmen werden als offen bezeichnet und nicht als Tatsache formuliert.

Anzeige	Bedeutung	Wann verwenden?
ohne Symbol	nicht relevant / entbehrlich	nur mit nachvollziehbarer Begründung
	offen	noch keine belastbare Bewertung vorhanden
	identifiziert / bewertet	Relevanz, Erwartung und aktueller Stand sind ausreichend geklärt
	geplant	Schritte, Verantwortung und Termin sind festgelegt
	in Umsetzung	vereinbarte Schritte werden tatsächlich bearbeitet
	umgesetzt / wirksam	Umsetzung ist belegt und ihre Wirksamkeit angemessen beurteilt

Der Status beschreibt den gegenwärtig belegbaren Stand, nicht den gewünschten Zielzustand. Bei Unsicherheit bleibt der niedrigere Status bestehen, bis die erforderlichen Angaben und Nachweise vorliegen.

Nachweise können Richtlinien, Verträge, Protokolle, Schulungsunterlagen, technische Prüfungen, Konfigurationsauszüge, Berichte oder Beschlüsse sein. Entscheidend ist nicht die Dateiform, sondern was der Nachweis konkret belegt.

Auf jeder Maßnahmenseite stehen drei Wege zur Verfügung:

• Nachweisdatei im Wiki erfassen lädt ein dafür geeignetes Dokument hoch und erzeugt den zugehörigen Nachweisdatensatz.
• Extern abgelegten Nachweis erfassen dokumentiert eine eindeutige Referenz auf ein geschütztes DMS oder eine andere Ablage.
• Nachweise dieser Maßnahme anzeigen zeigt die bereits zugeordneten Nachweisdatensätze.

Zu einem guten Nachweis gehören Dokumentbezeichnung, Dokument-ID, Version, Datum, verantwortliche Stelle, Status und eine kurze Aussage, was damit belegt wird. Ein vorhandenes Dokument bestätigt nicht automatisch die Wirksamkeit einer Maßnahme.

Besonders schutzbedürftige, geheime oder umfangreiche Originalunterlagen verbleiben in der dafür vorgesehenen geschützten Ablage. Im Wiki wird nur die eindeutige Referenz dokumentiert. Passwörter, private Schlüssel, vollständige Zugangsdaten oder unnötige personenbezogene Daten dürfen nicht in Wikiseiten oder Nachweisbeschreibungen eingetragen werden.

Mit dem Bearbeitungssymbol kann eine ganze Seite oder ein einzelner Abschnitt geöffnet werden. Ein Anleitung, wie das Wiki durch eine Syntax sinnvoll bearbeitet werden kann, zeigt die DokuWiki-Sytax. Ändern Sie nur die kundenspezifischen Angaben beziehungsweise die ausdrücklich dafür vorgesehenen Arbeitsbereiche. Referenzanforderungen und allgemeine Mustertexte werden nicht nebenbei umformuliert.

Vor dem Speichern:

• Angaben auf Richtigkeit und Verständlichkeit prüfen,
• Bearbeitungsdatum und Bearbeiter aktualisieren, soweit diese Felder vorhanden sind,
• eine kurze Änderungszusammenfassung eintragen,
• Vorschau verwenden, wenn Tabellen, Links oder umfangreichere Texte geändert wurden.

Eine hilfreiche Änderungszusammenfassung lautet beispielsweise Aktuellen Stand nach Fachgespräch ergänzt und Nachweis N-014 zugeordnet. Allgemeine Angaben wie Änderung helfen später nicht weiter.

Die Seitenhistorie zeigt, wer wann welchen Text geändert hat. Sie ersetzt weder einen formalen Beschluss noch einen Umsetzungs- oder Wirksamkeitsnachweis. Wesentliche Entscheidungen werden zusätzlich unter Entscheidungen und Freigaben festgehalten.

Vor einem Termin wird ein überschaubares Themenpaket ausgewählt. Die zuständigen Personen stellen vorhandene Informationen und Unterlagen zusammen. Hilfreich ist die Liste benötigter Unterlagen.

Im Termin werden Anforderungen verständlich eingeordnet, tatsächliche Abläufe beschrieben, offene Fragen sichtbar gemacht und nächste Schritte vereinbart. Niemand muss vorab fertige ISMS-Texte formulieren. Wichtiger sind belastbare Kenntnisse über Organisation, Prozesse, Systeme, Anlagen, Verträge und gelebte Praxis.

Nach dem Termin werden:

• vereinbarte Angaben in den Maßnahmenseiten vervollständigt,
• Unterlagen als Nachweis hochgeladen oder referenziert,
• Verantwortlichkeiten und Termine bestätigt,
• offene Entscheidungen eskaliert und
• der Status nur bei tatsächlich erreichtem Fortschritt angepasst.

Die Beispielorganisation stellt die tatsächlichen Gegebenheiten, Unterlagen, zuständigen Personen und unternehmerischen Entscheidungen bereit. Fachverantwortliche bestätigen Aussagen zu ihren Bereichen und sorgen für die betriebliche Umsetzung vereinbarter Schritte.

Die fachliche Begleitung strukturiert die Anforderungen, moderiert die Bewertung, weist auf Lücken oder Widersprüche hin und unterstützt bei angemessenen Erwartungen und Nachweisen. Sie kann die tatsächliche Umsetzung oder eine Entscheidung der verantwortlichen Stelle nicht ersetzen.

Die Geschäftsleitung entscheidet insbesondere über Geltungsbereich, Risikoakzeptanz, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und wesentliche Prioritäten. Sie erhält hierfür nachvollziehbare Informationen aus Status, Berichten und der Entscheidungsdokumentation.

Ein Thema ist belastbar bearbeitet, wenn:

• Anwendbarkeit und betroffene Bereiche nachvollziehbar sind,
• die Erwartung verständlich beschrieben ist,
• der aktuelle Stand konkrete und bestätigte Tatsachen enthält,
• offene Schritte eine Verantwortung und einen realistischen Termin besitzen,
• vorhandene Nachweise eindeutig auffindbar sind und
• erforderliche Entscheidungen dokumentiert wurden.

Umgesetzt / wirksam ist erst erreicht, wenn die Maßnahme nicht nur beschrieben, sondern angewendet, belegt und angemessen überprüft wurde.

Bei fachlichen Zweifeln bleibt der Punkt offen und wird der NIS2-Koordination zugeordnet. Bei technischen Problemen, fehlenden Berechtigungen oder unbeabsichtigten Änderungen wird die Administration informiert. Seiten sollen nicht durch Ersatzseiten oder doppelte Einträge umgangen werden; über die Historie können fehlerhafte Änderungen nachvollzogen und kontrolliert korrigiert werden.

Weiterführende Einzelheiten stehen unter Gemeinsame Arbeitsweise und Erläuterungen zu Status, Vorbelegungen, Nachweisen und Bearbeitung.